Como realizar a gestão de tempo em pequenas empresas?

Enviar e responder e-mails, participar de reuniões, acessar as redes sociais, atender ligações… Esses são apenas alguns itens que fazem com que os colaboradores percam o foco das suas atividades do dia a dia. Nesse caso, é essencial que se realize o gerenciamento dessas tarefas, para garantir que a produtividade da empresa mantenha sempre o ritmo.

Por que a gestão de tempo é tão importante em pequenas empresas?

Se você possui uma empresa no segmento de varejo, por exemplo, precisará demandar tempo para a abertura e fechamento da loja, gestão de vendas, controle de estoque e atendimento ao cliente. Considerando uma jornada de trabalho de 8h, esse tempo precisa — e deve — ser bem aproveitado. Por isso, é preciso que você mapeie todas essas atividades e estipule quanto tempo será gasto com cada uma. Mas por quê?

Segundo especialistas, realizar o controle do tempo dentro das empresas elimina retrabalhos e otimiza os processos internos. Dessa forma, é possível reduzir os custos e aumentar a lucratividade do negócio. Mas os benefícios não param por aí. Ao otimizar as atividades dos colaboradores, seu negócio ganha em produtividade, aumentando automaticamente a qualidade do serviço oferecido ao cliente. Além disso, com o gerenciamento do tempo os processos da equipe se tornam mais organizados, entregando um produto final muito melhor.

Desafios enfrentados pelas empresas na gestão de tempo

Apesar de ser fundamental, colocar em prática a gestão de tempo nas empresas envolve muitos desafios. É preciso ter em mente que esse gerenciamento exige algumas mudanças de hábitos e comportamentos dos colaboradores, e isso só será possível quando houver uma mudança na cultura da empresa — e isso precisa vir do líder.

Nesse caso, pense um pouco no seu negócio: como você orienta seus funcionários a lidar com imprevistos? Eles organizam as atividades por ordem de prioridade? Você os auxilia a otimizar essas atividades?

Também é preciso orientar seus colaboradores a identificarem os principais erros na gestão do tempo e como solucionar esse problema. Mas lembre-se que nada disso será útil se eles não souberem lidar com as distrações dentro do ambiente de trabalho. Vamos a um exemplo?

Empresas varejistas costumam receber muitos e-mails e responder a todos eles exige tempo. Então para que o colaborador não precise parar o que está fazendo cada vez que chega uma nova mensagem, é interessante configurar um mecanismo de resposta automática, informando à pessoa que enviou o e-mail que entre em contato por telefone, caso o assunto seja urgente.

Assim você ajuda seus colaboradores a manterem um ritmo na produtividade e evitarem o desperdício de tempo com coisas que não são tão urgentes. Alternativas como essa são simples de serem executadas e fazem muita diferença na rotina da empresa.

Como um sistema de gestão pode ajudar na gestão de tempo?

Um dos grandes segredos para se obter sucesso na gestão de tempo é acabar com os esforços empregados na execução de tarefas que poderiam ser automatizadas.

O ERP é uma ferramenta poderosa na gestão de tempo, já que possibilita a integração de todos os departamentos de uma empresa, agilizando o fluxo de dados e transformando-os em informações estratégicas para o negócio. Além disso, o sistema de gestão ajuda na otimização dos processos e na automatização de tarefas que costumam ser realizadas manualmente, aumentando a produtividade da equipe e a lucratividade da sua empresa.

Os benefícios oferecidos por um sistema de gestão ERP são inúmeros. Todos os dados passam a ser mensurados e você obtém relatórios precisos em uma velocidade muito mais rápida. Eleve a gestão da sua empresa para outro nível e melhore seu faturamento, o ERP da Aethos pode lhe proporcionar tudo isso!