Saiba como Funciona um Plano de Contas Detalhado com Exemplos

Se você está imerso no mundo da contabilidade ou gestão financeira, com certeza já ouviu falar em plano de contas.

Mas, afinal, o que é o plano de contas? Como ele funciona na prática? Este artigo foi criado para responder todas essas questões e outras mais.

Vamos explorar detalhadamente o conceito, a estrutura e a importância do plano de contas, além de oferecer exemplos práticos e modelos que podem facilitar a implementação desse sistema na sua empresa.

O Que é Um Plano de Contas?

O plano de contas é uma ferramenta essencial na contabilidade e desempenha um papel fundamental na organização e controle financeiro empresarial.

Trata-se de uma lista estruturada e categorizada das contas que serão utilizadas para registrar todas as operações financeiras, abrangendo desde receitas e despesas até ativos e passivos.

Essa estrutura não apenas facilita a escrituração contábil, mas também proporciona uma visão clara e detalhada da saúde financeira da organização.

O plano de contas é a base para a elaboração dos principais relatórios contábeis, como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), Fluxo de Caixa, Balancete, entre outros.

Esses relatórios demonstrativos são fontes indispensáveis de informação para calcular os indicadores fiscais e contábeis. Quando elaborado corretamente, o plano de contas abrange todas as movimentações do negócio e fornece informações valiosas para a tomada de decisão.

Na prática, o gestor consegue ter uma visão geral dos seus recebimentos, saídas, contas a pagar e receber e da situação do patrimônio. Dessa forma, controlar a inadimplência fica mais fácil, assim como elaborar um planejamento financeiro mais eficiente, tendo como base dados reais do negócio.

Vale ressaltar também que, quando bem elaborado, o plano de contas serve como ponto de partida para a elaboração do orçamento empresarial.

Além disso, para empresas optantes pelo Lucro Presumido ou Lucro Real, o envio das obrigações com a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é obrigatório

Qual é o Principal Objetivo do Plano de Contas?

O principal objetivo do plano de contas é padronizar o registro contábil, proporcionando uma visão clara e detalhada das operações financeiras da empresa.

Ele permite que gestores e contadores acompanhem a situação econômica e financeira com precisão, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.

Além disso, facilita a auditoria e a transparência das informações contábeis para investidores, órgãos reguladores e demais partes interessadas.

A Importância do Plano de Contas

Mas por que um plano de contas é tão importante? A resposta está na clareza e na organização que ele proporciona. Com um plano de contas bem estruturado, você consegue:

• Monitorar as Finanças: Saber exatamente onde o dinheiro está entrando e saindo.
• Facilitar a Tomada de Decisões: Com informações financeiras precisas, as decisões gerenciais são mais fundamentadas.
• Cumprir Obrigações Legais: Manter a contabilidade em ordem é essencial para estar em conformidade com as normas fiscais e regulatórias.
• Aumentar a Transparência: Transparência financeira é crucial para investidores, sócios e demais stakeholders.

A Relação Entre o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e o Plano de Contas

O Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e o Plano de Contas são duas ferramentas essenciais da contabilidade empresarial que trabalham em conjunto para fornecer uma visão abrangente da situação financeira de uma empresa.

A relação entre esses dois elementos é fundamental para a compreensão do desempenho financeiro e operacional de uma organização. Abaixo, destacamos como o DRE e o Plano de Contas se relacionam e se complementam:

• Fundamentação nas Contas do Plano de Contas:

• O DRE utiliza as contas previamente estabelecidas no Plano de Contas para categorizar e detalhar as receitas, despesas, custos e outras transações financeiras da empresa.
• Cada linha do DRE é alimentada por contas específicas do Plano de Contas, refletindo a estrutura contábil da empresa e garantindo consistência e precisão nos relatórios financeiros.

• Apresentação dos Resultados Financeiros:

• As informações contidas no Plano de Contas são a base para o cálculo e a apresentação dos resultados financeiros no DRE.
• O DRE resume as atividades operacionais e não operacionais da empresa em um período específico, mostrando claramente se houve lucro ou prejuízo.

• Análise da Performance Financeira:

• Ao utilizar os dados do Plano de Contas, o DRE permite uma análise detalhada da performance financeira da empresa.
• Gestores e investidores podem identificar tendências, avaliar a eficiência operacional e tomar decisões estratégicas com base nos resultados apresentados no DRE, que são diretamente relacionados às contas do Plano de Contas.

• Prestação de Contas e Transparência:

• O DRE, construído a partir das informações do Plano de Contas, é uma ferramenta crucial para a prestação de contas da empresa aos acionistas, órgãos reguladores e autoridades fiscais.
• Ele oferece uma visão clara e transparente das operações financeiras da empresa, garantindo conformidade com as normas contábeis e fornecendo insights valiosos para todas as partes interessadas.

Essa relação estreita entre o DRE e o Plano de Contas destaca a importância de uma contabilidade organizada e precisa para a gestão eficaz e a tomada de decisões informadas dentro de uma empresa.

Tipos de Plano de Contas

Existem diferentes tipos de plano de contas, cada um adaptado às necessidades específicas de cada organização.

Os principais são:

• Plano de Contas Gerencial: Focado na gestão interna da empresa, proporcionando detalhes que auxiliam no controle e na tomada de decisões.

• Plano de Contas Fiscal: Estruturado para atender às exigências legais e fiscais, garantindo conformidade com a legislação vigente.

• Plano de Contas de Instituições Financeiras: Adaptado às especificidades das operações financeiras e regulamentações do setor bancário.

• Plano de Contas de Empresas Comerciais: Projetado para atender às necessidades de negócios que atuam no comércio de bens e serviços.

Cada tipo de plano de contas deve ser ajustado às particularidades da empresa, considerando o seu tamanho, setor de atuação e complexidade das operações.

Quais os Principais Grupos de Contas?

O plano de contas é organizado em grandes grupos que categorizam as transações financeiras. Esses grupos são essenciais para a estruturação da contabilidade, facilitando a organização e a análise dos dados.

Vamos explorar esses grupos mais detalhadamente.

Ativos

Os ativos representam todos os bens e direitos que a empresa possui e que podem ser convertidos em dinheiro no futuro. Eles são subdivididos em:

1. Ativo Circulante: Inclui caixa, bancos, contas a receber, estoques e outros ativos que podem ser convertidos em dinheiro dentro de um ano.
2. Ativo Não Circulante: Compreende imobilizado (como terrenos e edifícios), investimentos de longo prazo e intangíveis (como patentes e marcas).

Passivos

Os passivos representam as obrigações da empresa, ou seja, tudo aquilo que ela deve a terceiros. Eles também são divididos em:

• Passivo Circulante: Inclui dívidas e obrigações que devem ser pagas dentro de um ano, como fornecedores e salários a pagar.

• Passivo Não Circulante: Compreende dívidas e obrigações de longo prazo, como empréstimos e financiamentos com vencimento superior a um ano.

Receitas

As receitas são os ganhos obtidos pela empresa através da venda de produtos ou prestação de serviços. Elas são essenciais para a sustentabilidade financeira do negócio e são divididas em:

• Receita Operacional: Proveniente da atividade principal da empresa, como vendas de mercadorias ou serviços.

• Receita Não Operacional: Proveniente de atividades secundárias, como ganhos financeiros e venda de ativos.

Despesas

As despesas representam os gastos necessários para a operação da empresa, incluindo custos operacionais e administrativos. Elas são divididas em:

• Despesas Operacionais: Relacionadas diretamente à operação do negócio, como custo das mercadorias vendidas e despesas de vendas.

• Despesas Administrativas: Relacionadas à gestão e administração da empresa, como salários de executivos e despesas com escritório.

O Que Deve Ter no Plano de Contas?

Um plano de contas eficiente deve incluir todas as contas necessárias para registrar as transações financeiras da empresa de forma clara e detalhada.

Aqui estão alguns elementos essenciais:

• Identificação das Contas: Cada conta deve ter um nome claro e um código numérico para facilitar a classificação e a consulta.

• Descrição das Contas: Uma breve descrição para esclarecer o uso de cada conta.

• Hierarquia de Contas: As contas devem ser organizadas de forma hierárquica, agrupando contas similares em categorias maiores.

• Flexibilidade para Ajustes: O plano deve ser flexível o suficiente para permitir ajustes conforme as necessidades da empresa mudem.

Qual a Estrutura Básica do Plano de Contas?

A estrutura básica do plano de contas pode variar de acordo com a complexidade e o setor da empresa, mas geralmente segue um formato padronizado.

Veja um exemplo simplificado:

Grupo	Código	Conta
Ativo	1.1.1	Caixa
	1.1.2	Bancos
	1.2.1	Contas a Receber
	1.3.1	Estoques
Passivo	2.1.1	Fornecedores
	2.2.1	Empréstimos Bancários
	2.3.1	Salários a Pagar
Receitas	3.1.1	Vendas de Mercadorias
	3.2.1	Receitas de Serviços
Despesas	4.1.1	Custo das Mercadorias Vendidas
	4.2.1	Despesas de Vendas
	4.3.1	Despesas Administrativas

 

Essa estrutura pode ser expandida e adaptada conforme as necessidades específicas da empresa.

Exemplos de Plano de Contas com Valores Reais

Exemplo 1: Plano de Contas de uma Pequena Empresa de Comércio

Grupo	Código	Conta	Origem	Valor (R$)
Ativo	1.1.1	Caixa	Vendas realizadas em dinheiro	R$ 5.000,00
	1.1.2	Bancos	Recebimentos de vendas por meio de transferências bancárias	R$ 20.000,00
	1.2.1	Contas a Receber	Valores de vendas a prazo para clientes	R$ 10.000,00
	1.3.1	Estoques	Valor dos produtos disponíveis para venda	R$ 15.000,00
Passivo	2.1.1	Fornecedores	Valores a pagar para os fornecedores de mercadorias	R$ 8.000,00
	2.2.1	Empréstimos Bancários	Valor de empréstimo obtido para capital de giro	R$ 12.000,00
	2.3.1	Salários a Pagar	Salários pendentes de pagamento aos funcionários	R$ 4.000,00
Receitas	3.1.1	Vendas de Mercadorias	Valor das vendas de produtos realizadas	R$ 50.000,00
	3.2.1	Receitas de Serviços	Valor das taxas de entrega ou serviços adicionais	R$ 5.000,00
Despesas	4.1.1	Custo das Mercadorias Vendidas	Valor dos produtos vendidos e custo de reposição	R$ 30.000,00

Exemplo 2: Plano de Contas de uma Empresa de Serviços

Grupo	Código	Conta	Origem	Valor (R$)
Ativo	1.1.1	Caixa	Pagamentos de clientes em dinheiro	R$ 8.000,00
	1.1.2	Bancos	Recebimentos de clientes via transferência bancária	R$ 25.000,00
	1.2.1	Contas a Receber	Valores a receber de clientes por serviços prestados	R$ 12.000,00
	1.3.1	Equipamentos	Investimento em equipamentos para prestação de serviços	R$ 30.000,00
Passivo	2.1.1	Fornecedores	Pagamentos a fornecedores de insumos	R$ 6.000,00
	2.2.1	Empréstimos Bancários	Empréstimos obtidos para expansão da empresa	R$ 10.000,00
	2.3.1	Salários a Pagar	Salários pendentes de funcionários	R$ 5.000,00
Receitas	3.1.1	Receitas de Serviços	Valor dos serviços prestados aos clientes	R$ 60.000,00
Despesas	4.1.1	Despesas Operacionais	Gastos com aluguel, energia e internet	R$ 15.000,00
	4.2.1	Despesas de Marketing	Investimento em campanhas publicitárias	R$ 10.000,00
	4.3.1	Despesas Administrativas	Gastos com viagens, material de escritório, etc.	R$ 5.000,00

Esses exemplos ilustram como cada conta do plano de contas pode refletir as transações financeiras específicas de empresas reais, desde as vendas de produtos até os investimentos em marketing e as despesas administrativas.

Como Fazer Um Plano de Contas?

Fazer um plano de contas envolve várias etapas que devem ser cuidadosamente planejadas e executadas. Aqui está um passo a passo para ajudá-lo a criar um plano de contas eficiente:

Passo 1: Análise das Necessidades da Empresa

Antes de começar, analise as operações financeiras da sua empresa. Identifique todas as fontes de receita e tipos de despesas, bem como os ativos e passivos.

Passo 2: Definição das Contas

Com base na análise inicial, defina as contas necessárias para registrar todas as transações financeiras. Certifique-se de incluir todas as categorias principais (ativo, passivo, receitas e despesas).

Passo 3: Codificação das Contas

Atribua códigos numéricos a cada conta. A codificação deve seguir uma lógica que facilite a identificação e a consulta das contas. Por exemplo, use o número 1 para ativos, 2 para passivos, 3 para receitas e 4 para despesas.

• Ativo: 1.1.1.01 (Caixa)

• Passivo: 2.1.1.01 (Fornecedores)

• Receitas: 3.1.1.01 (Vendas)

• Despesas: 4.1.1.01 (Despesas Operacionais)

Passo 4: Organização Hierárquica

Organize as contas de forma hierárquica, agrupando contas similares sob categorias maiores. Isso ajuda a manter o plano de contas organizado e facilita a análise financeira.

Passo 5: Implementação

Implemente o plano de contas no sistema contábil da empresa. Certifique-se de que todos os funcionários responsáveis pela contabilidade estejam familiarizados com o novo plano.

Passo 6: Teste e Ajuste

Faça testes para garantir que o plano de contas está funcionando corretamente. Registre algumas transações e verifique se as informações estão sendo categorizadas corretamente. Ajuste o plano conforme necessário.

Passo 7: Revisão Periódica

Revise o plano de contas periodicamente para garantir que ele continua atendendo às necessidades da empresa e está em conformidade com as mudanças na legislação contábil e fiscal.

Como o Sistema Aethos Facilita a Gestão do Plano de Contas

O sistema Aethos simplifica a gestão do plano de contas, permitindo que as empresas organizem suas informações financeiras de forma clara e acessível. Com essa ferramenta, é possível visualizar e reordenar as contas, facilitando a análise das movimentações financeiras.

Além disso, o Aethos permite a edição de descrições e a alteração de grupos de contas, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas. A criação de novos planos de contas e grupos oferece flexibilidade para atender às necessidades específicas de cada negócio.

Com essas funcionalidades, as empresas podem gerar relatórios e analisar dados de maneira eficiente, contribuindo para uma tomada de decisão mais informada. Para ver como tudo isso funciona na prática, assista ao vídeo explicativo disponível abaixo.

Conclusão

O plano de contas é uma ferramenta essencial para a organização e gestão financeira de qualquer empresa. Ele permite a padronização dos registros contábeis, facilita a análise financeira e ajuda a manter a conformidade com as obrigações legais.

Criar e manter um plano de contas eficiente requer planejamento, análise e ajustes periódicos, mas os benefícios para a saúde financeira do negócio são inestimáveis.