Como trocar o ERP com tranquilidade: Critérios para você analisar

Escolher um sistema para gerenciar a nossa empresa não é uma tarefa fácil, isso porque ele terá as principais informações do nosso negócio, se não todas. Por isso é importante tomar essa decisão com cautela.

À medida que vamos entendendo a importância e os benefícios de um sistema ERP, podemos escolher a melhor opção para o momento do nosso negócio, seja para a migração de sistema ou uma primeira implantação.

 

"Se você precisa entender melhor o que é um sistema ERP, recomendamos o nosso texto sobre o assunto: O que é um sistema ERP."

 

Neste artigo vamos falar sobre os critérios que você deve analisar ao escolher um novo sistema ERP. Alguns pontos precisam de atenção como: qualidade do suporte, potencial de crescimento, implantação, usabilidade, entre outros que vamos comentar para você.

 

Quais são os critérios mais importantes ao escolher um ERP?

Vamos imaginar que chegou o momento de você contratar e implantar um novo sistema de gestão para o seu negócio. Caso o seu negócio esteja em fase inicial e você queira se desfazer das planilhas, um sistema muito robusto pode dificultar a usabilidade dos profissionais que trabalham na sua empresa.

Agora se a sua empresa já possui um sistema que não está mais acompanhando o crescimento dela, você precisa de um ERP que se encaixe nas operações atuais, seja com funcionalidades complexas, relatórios mais precisos ou que suporte um número maior de informação.

Com o crescimento do negócio, é comum que empresas abram outras filiais em cidades ou estados diferentes para aumentar a abrangência do negócio e a qualidade de atendimento. Por isso a troca de um sistema local para um sistema em nuvem, faz sentido nessas situações. Onde toda informação não está presa em um local específico.

Confira os pontos que achamos importantes você analisar na contratação de um sistema:

 

Qualidade de suporte técnico do Fornecedor

É aqui onde vemos a qualidade da empresa e o cuidado que ela tem com seus clientes. Infelizmente não conseguimos saber na prática a qualidade de um sistema antes de realmente contratá-lo.

Mas existem formas de você se prevenir contra empresas desse tipo. Sites como o Reclame Aqui mostram a qualidade da empresa em diversos fatores como quantidade de reclamações, resposta da empresa e qualidade no atendimento.

O Google é outro local interessante para descobrir como é a relação com os seus clientes. Ao pesquisar a empresa, analise a ficha dela, quantas estrelas ela possui, os comentários e as respostas. O Google é um local interessante para avaliar a empresa.

Outro ponto interessante, é ver os feedbacks no próprio site da empresa e no Youtube, onde podemos encontrar informações relevantes sobre o negócio.

 

Experiência, desempenho histórico do Fornecedor

Como analisar o histórico do sistema? É importante analisar quanto tempo de mercado a empresa tem, e se possível, quais grandes marcas ele atende ou já atendeu, e o tamanho das empresas que ela atende.

 

"Na Aethos atendemos empresas de pequeno, médio e grande porte, acompanhando em todas as fases de crescimento."

 

Mas quando você for analisar a empresa que está contratando, tente analisar quais os clientes e se possível, converse com eles. Se a empresa tiver dificuldades de passar o contato dos seus clientes, é um momento de recuar o passo.

Você pode realizar pesquisas também, como citamos anteriormente. No site da empresa, Reclame Aqui e até mesmo nas avaliações no Google.

 

Potencial de crescimento do Sistema (Fornecedor)

Até onde o sistema vai acompanhar o crescimento do seu negócio? Vamos falar um pouco sobre isso nos próximos tópicos, mas quero citar aqui também: o sistema precisa se adequar ao estágio que a sua empresa está, para não precisar trocar futuramente.

 

A troca de sistema é cansativa para quem lida com ele todos os dias!

 

No começo é comum optarmos pela opção mais barata, principalmente softwares prontos que instalamos localmente, mas eles não vão sustentar o seu crescimento no longo prazo e nem o tamanho da sua empresa.

Quanto mais profissionais, produtos, setores e informações a sua empresa tiver, mais robusto precisa ser o sistema.

 

Preço do Sistema

O preço do ERP depende muito do que ele entrega e do que a empresa vai utilizar. Não faz sentido você contratar um sistema com balança ou e-commerce se a empresa não utilizar esses recursos.

Outro ponto também a ser analisado é em que etapa a empresa está, no início, não vale a pena contratar um sistema que irá reduzir muito o caixa do negócio, ou seja, a empresa irá alocar uma boa parte do seu faturamento na mensalidade do ERP. O ideal é iniciar com um sistema que atenda a necessidades simples.

O Sistema Aethos pode proporcionar funcionalidades simples, mas também pode atender grandes empresas com os recursos aprimorados e personalizados, acompanhando o crescimento do seu negócio. Entre em contato com a gente para saber mais! Pode clicar aqui!

O ideal é a empresa alocar 1% do seu faturamento na mensalidade do sistema. É claro que essa regra não é absoluta, mas faz sentido, visto o tamanho da empresa e os recursos que ela precisa.

No caso de empresas maiores, o preço do produto não é tão importante assim, claro que depende muito da mentalidade (com certeza todos querem comprar melhor pagando menos). Porém é interessante avaliar o valor do ERP contratado e se ele solucionará as dores da empresa. 

 

Documentação do Sistema

Quando você precisar solucionar um problema ou tirar alguma dúvida, para onde você pode recorrer?

A documentação é um ponto crucial na hora de analisar o sistema a contratar. Isso porque ele precisa listar todas as funcionalidades presentes e também guiar o usuário. Ela também pode ser em vídeo. Visualizar é mais fácil que ler, além de ser mais prático.

 

Funcionalidade do Sistema

O sistema que você contratou, atende todas as demandas do seu negócio? Você precisa trabalhar com planilhas adicionais?

Um profissional que trabalha com ERP, mas ainda precisa utilizar planilhas para gerenciar informações, com certeza não está feliz com o sistema que a empresa contratou. Isso porque ele precisa de mais tempo para dar atenção em dois tipos de informações.

Por isso, quando você for escolher o sistema, precisa analisar todas as funcionalidades que sua empresa precisa e quais vai precisar futuramente.

Podemos ter como exemplo uma distribuidora de alimentos que decidiu fabricar seu próprio produto. Ela precisará realizar o controle de produção, matéria-prima e gestão de expedição e estoque com essa nova produção.

O sistema contratado inicialmente está preparado para essa mudança? No planejamento do negócio deve estar listado quais caminhos a empresa vai seguir e se o sistema contratado consegue acompanhar.

Uma solução para isso, é a contratação de sistemas que integram com outros, mas acaba ficando caro e muitas vezes as integrações geram problemas de dados e troca de informações.

 

Facilidade operacional do Sistema

No meio profissional, não é raro encontrar pessoas que tiveram experiências ruins com grandes empresas de sistemas. Isso acontece muitas vezes porque o sistema é muito complexo de se utilizar.

Um ponto muito importante na hora de escolher o melhor sistema para a sua empresa, é analisar o nível de experiência dos profissionais que trabalham com você. Pessoas mais familiarizadas com tecnologia possuem facilidade em resolver problemas simples em sistemas mais complexos.

Claro que depende muito da instrução que foi passada pela empresa contratada, a parte de implantação do sistema conta muito (vamos falar sobre isso mais a frente).

Para analisar a facilidade, é importante procurar imagens no site do sistema e vídeos que demonstram as telas. Com isso você pode ter uma prévia de como será o dia a dia e a facilidade de encontrar as informações.

 

Aqui na Aethos, o usuário passa por uma demonstração ao vivo do sistema. Nossa equipe mostra para você as principais telas e também detalhes que você irá utilizar na sua rotina.

 

Facilidade de Implantação do Sistema

A implantação é a parte fundamental na contratação de um novo sistema, e precisa ser feita a quatro mãos. Pense que, se a empresa que está contratando o novo sistema não der atenção nessa fase, o projeto já inicia de forma errada. Criando problemas no futuro.

Mas um ponto que você deve estar atento é: como a empresa faz o processo de implantação? Existem softwares de gestão que não possuem a implantação assistida, ou seja, não contam com um profissional acompanhando a nova rotina do negócio.

Nesses casos, é normal ter tutoriais em vídeo e documentado para a implantação. E isso geralmente acontece em ERPs para empresas que estão começando ou pequenos negócios.

Agora, empresas de grande porte contam com o acompanhamento na implantação do sistema, para auxiliar os novos usuários e também realizar todos os cadastros e integrações necessárias, seja com outros sistemas ou integrações fiscais.

 

Como escolher o melhor ERP para o meu tipo de negócio?

Escolher o ERP mais adequado para o seu negócio pode ser uma tarefa difícil, dado que esta decisão impactará diretamente o desempenho e a eficiência operacional da empresa. 

Neste caso, é crucial considerar alguns aspectos chave para garantir o melhor desempenho.

 

Custo-benefício:

Ao avaliar as opções de ERP, é essencial encontrar um equilíbrio entre funcionalidades oferecidas e o investimento necessário. Optar por um sistema que atenda às necessidades específicas da empresa, sem excessos que não serão utilizados como falamos nos critérios, é essencial para garantir o melhor retorno sobre o investimento.

Além disso, analisar se os custos do ERP está alinhado com as capacidades que realmente serão aproveitadas pelo negócio é uma prática inteligente. Além do valor que a empresa oferece.

 

Quantidade de integrações

A capacidade do ERP de se integrar com outras ferramentas e sistemas é fundamental para otimizar processos e garantir uma operação fluida. Verificar a quantidade e a diversidade de integrações disponíveis é crucial, pois isso impactará diretamente na eficiência e na centralização das operações. Um ERP que se conecta facilmente com outras soluções utilizadas pela empresa pode proporcionar uma gestão mais integrada e eficiente.

 

Relatórios disponíveis

A geração de relatórios é uma peça-chave para a tomada de decisões. Ao escolher um ERP, é importante verificar a variedade e a personalização dos relatórios oferecidos. 

Analise se o sistema fornece informações detalhadas e relevantes para o tipo de negócio. A capacidade de adaptar e customizar relatórios conforme as necessidades específicas da empresa contribui para uma análise mais estratégica.

 

Sistema em nuvem ou local

A decisão entre um sistema em nuvem ou local é crucial. Se o negócio busca flexibilidade, escalabilidade e acessibilidade remota, um sistema em nuvem pode ser a escolha mais acertada.

No entanto, se a segurança e controle sobre os dados são prioridades, um sistema local pode ser mais adequado. Analisar as características específicas do meu negócio é essencial para tomar essa decisão.

 

Necessidades da Empresa

Cada negócio possui necessidades únicas. Portanto, o ERP escolhido deve ser capaz de se adequar perfeitamente aos processos e operações da minha empresa. Avaliar se o sistema oferece as funcionalidades necessárias para otimizar as atividades diárias é fundamental.

 

Cases de Sucesso

Examinar cases de sucesso de empresas semelhantes à minha pode oferecer insights valiosos. Verificar como essas empresas utilizam o ERP para superar desafios e alcançar objetivos pode ajudar na tomada de decisão.

Depoimentos e experiências de clientes são indicadores importantes do sistema.

 

Tempo de Permanência dos Clientes do Sistema:

Além dos cases, o tempo de permanência dos clientes no sistema é um excelente indicado. Empresas que mantêm uma relação duradoura com seus clientes geralmente indicam confiança na qualidade do serviço.

Investigar a estabilidade e a longevidade da relação entre o fornecedor do ERP e seus clientes é crucial para evitar possíveis problemas a longo prazo.

 

Sistema personalizado

Escolher um sistema de gestão empresarial é uma decisão estratégica que impacta diretamente a eficiência e o crescimento da empresa. Nesse contexto, o Sistema Aethos destaca-se como uma solução personalizada que se adapta às necessidades específicas de cada negócio.

Sua flexibilidade permite a customização de módulos e funcionalidades de acordo com os processos internos, proporcionando uma integração mais eficiente e direcionada. Além disso, o Sistema Aethos destaca-se pelo suporte técnico dedicado, solucionando os problemas de forma rápida e eficiênte

Você pode entender melhor como um sistema personalizado pode ajudar a sua empresa em nosso artigo: ERP personalizado: ideal para o seu negócio