Ordem de Serviço: o que é, Como Emitir e Exemplos para Você Utilizar

A ordem de serviço ou OS é um documento utilizado em diversas áreas, principalmente na manutenção e prestação de serviços.

Ela serve como um registro das atividades que serão realizadas e deve conter informações importantes sobre o serviço a ser executado.

Neste artigo, discutiremos sobre o que é uma ordem de serviço, sua importância e quais informações devem constar nela.

Além disso, abordaremos as vantagens de utilizar esse processo e os diferentes tipos que existem com modelos de ordem de servico para: ordem de serviço de manutenção corretiva e preventiva, inspeção, NR1, instalação e o uso de software para emissão de ordens de serviço.

Por fim, apresentaremos os benefícios em utilizar uma ordem de serviço online.

O que é Ordem de Serviço

As ordens de serviço são documentos que descrevem as atividades que serão realizadas por equipes ou profissionais em determinados serviços.

É um instrumento de gestão utilizado em empresas de diversos setores, como manutenção, prestação de serviços, indústria, entre outros.

Ela tem como objetivo principal registrar as atividades que serão executadas, bem como orientar a equipe responsável pelo serviço sobre o que precisa ser feito, quando e como deve ser realizado.

É um documento importante para a organização e controle das atividades, garantindo que o serviço seja realizado de forma eficiente e com qualidade. A ordem pode ser emitida tanto para serviços internos quanto externos à empresa, sempre visando a satisfação do cliente.

Artigo 157 do Decreto Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943

Além de ajudar na organização das empresas, a ordem de serviço é obrigatória para instruir os empregados sobre as medidas preventivas de acidentes de trabalho.

“Art. 157 - Cabe às empresas: (Redação dada pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)

I - cumprir e fazer cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)

II - instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)

III - adotar as medidas que lhes sejam determinadas pelo órgão regional competente; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)
IV - facilitar o exercício da fiscalização pela autoridade competente. (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)”

Vantagens em Utilizar a Ordem de Serviço

Apesar de ser um documento simples de emitir, a OS (ordem de serviço) traz inúmeras vantagens para a organização do seu negócio, evitando problemas na comunicação, padronizando processos e até mesmo entregando maior eficiência no dia a dia.

Em resumo, o maior benefício desse processo é a organização da empresa, mas listamos 7 vantagens de adotar esse tipo de documento:

Organização

A ordem de serviço ajuda a organizar as atividades realizadas pela empresa, permitindo uma melhor gestão dos recursos e um controle mais eficiente dos processos.

Eficiência

A equipe responsável pelo serviço tem todas as informações necessárias para realizar as atividades de forma mais eficiente e com qualidade, evitando retrabalhos e reduzindo custos.

Comunicação

A ordem facilita a comunicação entre as equipes e os gestores da empresa, garantindo que todos estejam alinhados e trabalhando de acordo com as orientações estabelecidas.

Documentação das atividades

Documentar as atividades realizadas pela empresa, facilitando a comprovação da realização do serviço para clientes e órgãos reguladores.

Identificação de problemas

Com a ordem de serviço, é possível identificar eventuais problemas ou falhas na execução do serviço. Permitindo que a empresa corrija rapidamente esses problemas e evite que eles se tornem maiores.

Maior segurança

Ajuda a garantir a segurança dos colaboradores da empresa, ao incluir orientações relacionadas a equipamentos de proteção individual, condições de segurança e outros aspectos importantes para a realização das atividades.

Melhoria contínua

A ordem de serviço permite que a empresa avalie constantemente suas atividades e busque melhorias na execução dos serviços, garantindo uma gestão mais eficiente e competitiva no mercado.

 

Para que Serve uma Ordem de Serviço?

As ordens de serviços servem para documentar os trabalhos que precisam ser feitos dentro de uma empresa ou de um prestador de serviços. Dentro da empresa ela vai documentar o serviço que será realizado e também avaliar o que foi feito.

Listamos os propósitos da OS dentro de uma empresa, entre eles destacam-se:

Registro e Direcionamento

A documentação específica das atividades a serem realizadas desempenha um papel crucial, fornecendo um histórico das tarefas executadas.

Esse registro não apenas serve como referência, mas também garante que todas as etapas do trabalho sejam realizadas de maneira adequada, contribuindo para a qualidade nas operações.

Orientação Eficiente

Além de servir como um registro, as instruções detalhadas sobre como realizar as tarefas designadas são essenciais para garantir que a equipe compreenda completamente o que precisa ser feito, minimizando erros e retrabalhos e otimizando a eficiência operacional.

Controle Efetivo

A documentação contribui para o controle efetivo das atividades, permitindo que a empresa monitore o andamento do trabalho, verificando se foi executado de acordo com padrões estabelecidos e dentro dos prazos definidos, impactando positivamente a produtividade.

Comunicação Aprimorada

A capacidade de compartilhar informações entre diferentes setores melhora a comunicação interna, reduzindo falhas e garantindo que todos estejam alinhados com as expectativas e requisitos do serviço. Uma comunicação aprimorada contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente e colaborativo.

 

A Importância da Emissão da Ordem de Serviço

A emissão do documento é extremamente importante para a gestão eficiente de uma empresa. Isso porque ajuda a garantir que as atividades sejam realizadas de forma adequada e dentro do prazo estabelecido, evitando falhas na execução do serviço.

Além disso, a ordem de serviço pode ser utilizada para comprovar que determinado serviço foi realizado pela empresa. Isso é especialmente importante em casos em que há necessidade de comprovar a realização do serviço para o cliente ou para órgãos reguladores.

Outra vantagem dessa emissão é que ela ajuda a empresa a manter um controle sobre as atividades realizadas. Dessa forma, é possível identificar eventuais falhas e corrigi-las de forma rápida, evitando que o problema se torne maior.

Por fim, a emissão da ordem de serviço ajuda a empresa a ter uma gestão mais eficiente dos recursos, já que é possível planejar melhor as atividades e evitar retrabalhos. Com isso, é possível reduzir custos e aumentar a produtividade da empresa.

 

O que uma Ordem de Serviço Precisa Ter

Uma ordem precisa ter algumas informações essenciais para garantir que o serviço seja realizado de forma adequada e eficiente. Dentre as informações mais importantes, destacam-se:

Identificação

É importante que a ordem de serviço tenha um número ou código de identificação, que facilite o controle e o registro do serviço realizado.

Data e horário de início e término do serviço

É importante que a ordem de serviço indique a data e o horário de início e término do serviço, para que a equipe responsável saiba quando deve começar e quando deve finalizar o serviço.

Descrição detalhada do serviço a ser realizado

A ordem de serviço precisa conter uma descrição detalhada do serviço a ser realizado, incluindo todas as etapas necessárias e as orientações para sua realização.

Responsável pelo serviço

É importante a indicação do responsável pelo serviço, para que a equipe saiba a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas.

Materiais e equipamentos necessários

A ordem de serviço precisa indicar quais materiais e equipamentos serão necessários para a realização do serviço, para que a equipe possa providenciar tudo o que for preciso com antecedência.

Condições de segurança

É importante que indique as condições de segurança necessárias para a realização do serviço, para evitar acidentes e garantir a integridade física da equipe e dos clientes.

Assinatura do responsável

A ordem de serviço precisa ser assinada pelo responsável pelo serviço, para garantir que ele foi informado sobre as orientações e responsabilidades relacionadas ao serviço.

Essas informações são essenciais para garantir que a ordem de serviço cumpra seu objetivo de orientar a equipe responsável pelo serviço e garantir a qualidade e eficiência na execução das atividades.

 

Quais são os Tipos de Ordem de Serviço?

Existem diferentes tipos de ordem de serviço, cada um com suas particularidades e objetivos específicos. Alguns dos principais tipos são:

Ordem de Serviço de Manutenção

Esse tipo é utilizado para corrigir problemas ou falhas em equipamentos ou sistemas, com o objetivo de restaurar seu funcionamento normal.

 

Ordem de serviço manutenção, exemplos:

 

Ordem de serviço exemplo: manutenção de computadores:

Manutenção Preventiva e Inspeção

Esse tipo de ordem de serviço é utilizada para realizar manutenções preventivas em equipamentos ou sistemas, evitando problemas futuros e prolongando sua vida útil.

Ordem de Serviço de NR1

A Ordem de Serviço de NR1 é uma ferramenta essencial para assegurar a segurança dos trabalhadores da empresa, em conformidade com as diretrizes estabelecidas na Norma Regulamentadora 1 (NR1) do Ministério do Trabalho. Essa NR1 visa estabelecer os princípios e as diretrizes básicas para a implementação de medidas de prevenção de acidentes e doenças ocupacionais.

No contexto da NR1, mais especificamente no seu item 1.4.1, destaca-se a importância da elaboração e cumprimento da Ordem de Serviço como um instrumento crucial para comunicar aos trabalhadores os riscos existentes em suas atividades, bem como as medidas de prevenção e os procedimentos de segurança a serem adotados.

Portanto, ao integrar a NR1 1.4.1 na elaboração da Ordem de Serviço, a empresa não apenas atende às exigências legais, mas também promove um ambiente de trabalho mais seguro, cumprindo seu compromisso com a saúde e a integridade física de seus colaboradores.

Ordem de serviço de evento

A Ordem de Serviço de Evento desempenha um papel fundamental na organização de celebrações empresariais, sendo um documento abrangente que detalha minuciosamente todas as necessidades e especificações para a preparação e execução do evento.

Essa ordem inclui informações essenciais, como o tipo de celebração (aniversário, festividades de fim de ano, entre outras), localização, data e horário do evento, além de requisitos específicos para decoração, catering, entretenimento e quaisquer outros serviços relevantes.

Ao fornecer essas orientações detalhadas, a Ordem de Serviço de Evento assegura uma execução suave e bem-sucedida, garantindo que todos os elementos essenciais estejam alinhados com as expectativas da empresa.

Ordem de pedido de serviço

A Ordem de Pedido de Serviço é um documento formal emitido para requisitar a realização de um serviço específico.

Esse instrumento detalha as características do serviço desejado, como prazos, orçamento e outras informações relevantes, proporcionando uma base clara para a execução e entendimento mútuo entre as partes envolvidas.

Esse tipo de ordem pode ser visto em óticas e empresas que dependem de serviços terceirizados.

 

Exemplo ordem de serviço:

 

Ordem de serviço de segurança

A Ordem de Serviço de Segurança é crucial para serviços relacionados à proteção e vigilância. Esse documento delineia as responsabilidades dos profissionais de segurança, além de especificar detalhes sobre o local, horários e quaisquer requisitos específicos. 

Garante uma abordagem organizada para a manutenção da segurança em determinado ambiente.

Ordem de serviço de propriedade

Na gestão de propriedades, a Ordem de Serviço de Propriedade é essencial. Este documento formaliza solicitações de manutenção, reparos ou serviços específicos relacionados à propriedade.

Inclui informações detalhadas sobre tarefas a serem realizadas, materiais necessários e prazos, proporcionando uma comunicação clara entre a administração e os prestadores de serviço.

Ordem de instalação

A Ordem de Instalação é empregada para coordenar a instalação de equipamentos, sistemas ou serviços.

Esse documento fornece instruções detalhadas sobre o que será instalado, requisitos técnicos, prazos e outras informações essenciais para garantir uma implementação eficiente e satisfatória.

É um guia fundamental para a execução bem-sucedida de processos de instalação.

 

Quando Emitir a Ordem de Serviço

Ela deve ser emitida no início de uma prestação de serviço, para a pessoa que irá realizar, ter em mãos todos os processos e saber quais os serviços que ela precisa realizar.

Também é útil para a pessoa que está contratando saber o que será feito. Assim todos os lados se sentem seguros em relação ao serviço que será prestado.

Ao final do serviço, os envolvidos podem confirmar os itens que constavam na OS.

 

Sistema Aethos para Ordem de Serviços

O sistema Aethos é um software para gestão de ordens de serviço que oferece uma solução completa para empresas que desejam otimizar e automatizar seus processos.

O sistema permite registrar e gerenciar todas as etapas da OS, desde a solicitação até a sua conclusão, facilitando a gestão e controle das atividades.

Entre as principais funcionalidades do Aethos, podemos destacar:

1. Registro de ordens de serviço: Permite registrar todas as ordens de serviço solicitadas pelos clientes ou internamente na empresa, com informações detalhadas sobre o serviço a ser realizado.
2. Acompanhamento do status: Permite acompanhar o andamento de cada OS, desde a sua abertura até a sua conclusão, permitindo que a equipe tenha uma visão completa sobre as tarefas em andamento e as que ainda precisam ser realizadas.
3. Controle de prazos: Permite definir prazos para a execução de cada ordem de serviço, evitando atrasos na entrega do serviço e garantindo que o cliente receba o serviço dentro do prazo combinado.
4. Controle de estoque: Permite controlar o estoque de peças e equipamentos utilizados para a realização das ordens de serviço, garantindo que não faltem materiais durante a execução do serviço.
5. Geração de relatórios: Permite gerar relatórios sobre o desempenho da equipe, o tempo gasto em cada serviço, a satisfação do cliente, entre outras informações relevantes para a gestão do negócio.

Além disso, o Aethos possui uma interface intuitiva e fácil de usar, permitindo que a equipe use o sistema sem dificuldades. Ele também é totalmente personalizável, permitindo que as empresas adaptem o software às suas necessidades específicas.

Você está cansado de lidar com a complexidade e as dores de cabeça na emissão de ordens de serviço? Então, assista a uma demonstração do sistema Aethos e veja como é fácil e eficiente gerenciar as suas ordens de serviço.

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